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企业规章制度设计应因地制宜
2013-02-26 来源： 点击： 次
案例一：
赵明作为软件公司的人力资源经理，聘请专家为公司量身订做了一套规章制度，便于人力资源部管理员工。制度草案经工会讨论通过公布实施，并且在所有员工的劳动合同附件中注明：“我已经了解并接受公司制定的所有制度”。该项制度规定，上班时间在办公区域吸烟，属于严重违纪行为。该公司软件工程师钱进上班时间抽烟正好被公司总经理碰到，后到钱进在向公司提交的书面检查中也承认自己因为多日加班疲劳，想抽烟提神。于是，赵明要挟公布实施的规章制度，以钱进“严重违纪”为由解除劳动合同。钱进不服，遂向当地劳动争议仲裁委员会提起仲裁，最终仲裁决该软件公司违法解除钱进的劳动合同，判决支付双倍经济补偿金。
拿到裁决书后，赵明百思不得其解，从制度设计到公示告知各个方面都已经按照法律规定履行了用人单位的义务，为什么公司还会败诉呢？
案例二：
某企业在成立之初为子准确把握市场动态，发挥员工的主观能动性，在企业的规章制度里规定员工的工作时间为每周6天，人力资源经理李莉还专门聘请专家对《员工手册》进行了专业性审查，要求员工签收企业《员工手册》。此后该项制度还经过全体职工讨论通过并公布实施。2012年，新入职的员工孙星学习该项制度以后，在《员工手册》的签收单上留下了这样的意见：“该项制度属于涉及本人切身利益的重大事项，应与本人协商确定，因此本人不同意该项制度的所有内容”。原本人以为让所有员工签收就意味着完成了公示告知义务，可没想到还有人提出这样的问题，这让她始料不及。
于是，李莉召集公司人力资源部和法律部一起开会研究讨论。人力资源部认为，企业之间的人员流动是不可避免的问题，原来企业的规章制度是在特定的发展阶段制定的，确实有些地方不能适应现在的需要。新入职的员工往往对公司原制度表示不满和质疑，可是如果公司每进入一名新员工，就要重新制定一次规章制度，显然不切实际。法律部认为，法律只规定制定规章制度要经过法定的民主程序，而这个民主程序中对于“全体职工或者职代会”的表述，并没有明确说明新入职员工的代表权问题，所有孙星提出的问题，在法律上没有答案。听完法律部的意见，李莉更加茫然。
鲁律师点评：
以上两个案例都涉及到修炼规章制度适用性的问题。修炼规章制度是企业是根据法律法规并结合企业自身的特点制定的，用以明确劳动条件、调整规范劳动关系的各种规范性文件的总称，一般包括管理制度、操作规程、劳动纪律和奖惩办法等，通常被集合在《员工手册》中。一个企业的规章制度要想成为员工管理合法有效的工具，就需要满足《劳动合同法》第4条规定的3个条件，即内容合法、程序民主、公示告知。3个条件缺一不可。
案例一中，我们可以确认该公司的规章制度经过专业设计、工会的充分讨论以及劳动合同中附件形式的告知程序。但看似没有问题的地方，却往往因为企业的操作不当，造成难以挽回的损失。
首先，公司“上班时间在办公区域吸烟的，属于严重违纪行为”的规定虽然合法，但是仅仅因为吸烟就被解除劳动合同似乎不合情理。当然，如果员工是在公司机房等要求无尘的环境中吸烟，并且吸烟可能会给公司服务器造成重大损害，员工仍然吸烟的情况除外。
其次，《劳动合同法》规定企业规章制度的通过，需要经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。该企业只在工会范围内讨论即获通过实施，显然没有得到职工代表大会或者全体职工的认可，因此工会讨论通过不能替代职代会的作用，毕竟二者的性质和作用有所不同。
最后，企业在劳动合同附件中注明“我已经了解并接受公司制定的所有制度”，显然是想一劳永逸，不论企业以后出台什么制度，只要有这条“铁律”在，法律要求用人单位承担的公示告知义务就算是履行了。然而，“所有制度”到底包含了哪些制度？无论是从制度指代的明确性上，还是制度制定的时间性上，企业都难举证证明向员工公示的制度和处理员工的制度具有一致性。该规章制度存在上述3个漏洞，企业败诉也就不足为奇了。
案例二中涉及到新入职员工代表权的问题。企业制定的规章制度在内容合法的前提下，只要经过法定的民主程序，并且向员工公示就应该是合法有效的。因此本案中，孙星签收了《员工手册》，就意味着已经向他公示了，即使他不同意该项内容，公司的《员工手册》同样对他适用。
这样做好像让人觉得新入职员工的民主管理参与权被剥夺了，但是我们不难发现，法律之所以要求用人单位承担向员工公示告知企业制度的原因就在于，要让员工在入职前对于本企业的文化和工作习惯有一个全面了解。如果员工无法认同或适应企业的做法，那么可以选择不与该企业建立劳动关系。这种知情权本身也是保障员工参与权的基础。当然，如果企业的规章制度确实过时了，员工可以通过工会或者职代会提起修改制度的要求，通过民主程序予以修改。但是在没有修改之前，原制度继续有效。
提醒企业注意的是，管理中的任何环节都不能仅从法律的字面意思去理解，还要结合企业管理的实际需要。有些企业大量使用同一劳动合同模板，但是这与企业的实际管理者必须具备因地制宜、因人而异的管理理念。另外，如果企业的人员流动于频繁，企业就要检视自身的规章制度是否存在问题。毕竟员工离职除了个人原因、人事纠葛之外，制度建设是否到位也是员工发展的前提。
赵明作为软件公司的人力资源经理，聘请专家为公司量身订做了一套规章制度，便于人力资源部管理员工。制度草案经工会讨论通过公布实施，并且在所有员工的劳动合同附件中注明：“我已经了解并接受公司制定的所有制度”。该项制度规定，上班时间在办公区域吸烟，属于严重违纪行为。该公司软件工程师钱进上班时间抽烟正好被公司总经理碰到，后到钱进在向公司提交的书面检查中也承认自己因为多日加班疲劳，想抽烟提神。于是，赵明要挟公布实施的规章制度，以钱进“严重违纪”为由解除劳动合同。钱进不服，遂向当地劳动争议仲裁委员会提起仲裁，最终仲裁决该软件公司违法解除钱进的劳动合同，判决支付双倍经济补偿金。
拿到裁决书后，赵明百思不得其解，从制度设计到公示告知各个方面都已经按照法律规定履行了用人单位的义务，为什么公司还会败诉呢？
案例二：
某企业在成立之初为子准确把握市场动态，发挥员工的主观能动性，在企业的规章制度里规定员工的工作时间为每周6天，人力资源经理李莉还专门聘请专家对《员工手册》进行了专业性审查，要求员工签收企业《员工手册》。此后该项制度还经过全体职工讨论通过并公布实施。2012年，新入职的员工孙星学习该项制度以后，在《员工手册》的签收单上留下了这样的意见：“该项制度属于涉及本人切身利益的重大事项，应与本人协商确定，因此本人不同意该项制度的所有内容”。原本人以为让所有员工签收就意味着完成了公示告知义务，可没想到还有人提出这样的问题，这让她始料不及。
于是，李莉召集公司人力资源部和法律部一起开会研究讨论。人力资源部认为，企业之间的人员流动是不可避免的问题，原来企业的规章制度是在特定的发展阶段制定的，确实有些地方不能适应现在的需要。新入职的员工往往对公司原制度表示不满和质疑，可是如果公司每进入一名新员工，就要重新制定一次规章制度，显然不切实际。法律部认为，法律只规定制定规章制度要经过法定的民主程序，而这个民主程序中对于“全体职工或者职代会”的表述，并没有明确说明新入职员工的代表权问题，所有孙星提出的问题，在法律上没有答案。听完法律部的意见，李莉更加茫然。
鲁律师点评：
以上两个案例都涉及到修炼规章制度适用性的问题。修炼规章制度是企业是根据法律法规并结合企业自身的特点制定的，用以明确劳动条件、调整规范劳动关系的各种规范性文件的总称，一般包括管理制度、操作规程、劳动纪律和奖惩办法等，通常被集合在《员工手册》中。一个企业的规章制度要想成为员工管理合法有效的工具，就需要满足《劳动合同法》第4条规定的3个条件，即内容合法、程序民主、公示告知。3个条件缺一不可。
案例一中，我们可以确认该公司的规章制度经过专业设计、工会的充分讨论以及劳动合同中附件形式的告知程序。但看似没有问题的地方，却往往因为企业的操作不当，造成难以挽回的损失。
首先，公司“上班时间在办公区域吸烟的，属于严重违纪行为”的规定虽然合法，但是仅仅因为吸烟就被解除劳动合同似乎不合情理。当然，如果员工是在公司机房等要求无尘的环境中吸烟，并且吸烟可能会给公司服务器造成重大损害，员工仍然吸烟的情况除外。
其次，《劳动合同法》规定企业规章制度的通过，需要经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。该企业只在工会范围内讨论即获通过实施，显然没有得到职工代表大会或者全体职工的认可，因此工会讨论通过不能替代职代会的作用，毕竟二者的性质和作用有所不同。
最后，企业在劳动合同附件中注明“我已经了解并接受公司制定的所有制度”，显然是想一劳永逸，不论企业以后出台什么制度，只要有这条“铁律”在，法律要求用人单位承担的公示告知义务就算是履行了。然而，“所有制度”到底包含了哪些制度？无论是从制度指代的明确性上，还是制度制定的时间性上，企业都难举证证明向员工公示的制度和处理员工的制度具有一致性。该规章制度存在上述3个漏洞，企业败诉也就不足为奇了。
案例二中涉及到新入职员工代表权的问题。企业制定的规章制度在内容合法的前提下，只要经过法定的民主程序，并且向员工公示就应该是合法有效的。因此本案中，孙星签收了《员工手册》，就意味着已经向他公示了，即使他不同意该项内容，公司的《员工手册》同样对他适用。
这样做好像让人觉得新入职员工的民主管理参与权被剥夺了，但是我们不难发现，法律之所以要求用人单位承担向员工公示告知企业制度的原因就在于，要让员工在入职前对于本企业的文化和工作习惯有一个全面了解。如果员工无法认同或适应企业的做法，那么可以选择不与该企业建立劳动关系。这种知情权本身也是保障员工参与权的基础。当然，如果企业的规章制度确实过时了，员工可以通过工会或者职代会提起修改制度的要求，通过民主程序予以修改。但是在没有修改之前，原制度继续有效。
提醒企业注意的是，管理中的任何环节都不能仅从法律的字面意思去理解，还要结合企业管理的实际需要。有些企业大量使用同一劳动合同模板，但是这与企业的实际管理者必须具备因地制宜、因人而异的管理理念。另外，如果企业的人员流动于频繁，企业就要检视自身的规章制度是否存在问题。毕竟员工离职除了个人原因、人事纠葛之外，制度建设是否到位也是员工发展的前提。
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